KID-bytte - overføre AvtaleGiro-avtaler til Cornerstone fra gammelt system

Overføre AvtaleGiro-avtaler til Cornerstone fra gammelt system

Denne artikkelen er for deg som allerede bruker - eller vurderer å bruke - Cornerstone for fast trekk av gaver eller medlemsavgift ved hjelp av AvtaleGiro, og allerede har aktive avtaler i annet system i dag som du ønsker å videreføre. Vi i Kommunion har utviklet gode rutiner for enklest mulig å overføre eksisterende avtaler til Cornerstone.

Hvorfor KID-bytte?

KID er en forkortelse for kundeindentifikasjon, og sifrene i KID-nr benyttes for å identifisere en person eller avtale i ditt fagsystem. Hos Nets (banken) er samme KID-nr koblet til kundes bankkonto. Dette muliggjør at beløp automatisk kan trekkes fra kundes konto. Hvert fagsystem har ulik oppbygging av KID, så ved overgang til Cornerstone vil deres eksisterende avtaler tildeles nye KID-nr. Når avtaler leses inn i Cornerstone vil vi kunne generere en KID-byttefil som sendes Nets. Denne filen inneholder informasjon om ny og gammel KID, slik at Nets kan få oppdatert sine registre, og dermed muliggjøre fremtidige automatiske trekk fra Cornerstone. Det hele utføres uten at kunde merker noe til at dere bytter fagsystem.

Hvordan utføre KID-bytte?

Vi har gode rutiner for å overføre AvtaleGiro-avtaler fra deres gamle system til Cornerstone. Prosessen består av fire deler:

1.      Avtaler for OCR-giro og AvtaleGiro må inngås med bank og Nets

Det første dere trenger, er en ny bankkonto med avtaler om OCR og AvtaleGiro. Se her for mer informasjon om dette. Ønsker dere i den videre driften å beholde eksisterende kontonr er det viktig at denne nye kontoen registreres som en hjelpekonto. Denne kontoen vil da bare benyttes ifm KID-bytte, og vil avsluttes så snart dette er gjennomført.

2.      Vi mottar oversikt over eksisterende avtaler

Dere må sende oss en liste over eksisterende avtaler slik at vi kan registrere disse i Cornerstone. Se egen mal for hvilken informasjon som er påkrevet. Vi må ha mottatt en fullstendig liste i god tid før KID-bytte skal gjennomføres. Om du er usikker på hvordan du får ut lister fra ditt system, kan du høre med deres leverandør. Solidus leverer lister mot en liten avgift. Ved behov kan Kommunion bistå ved generering av disse listene, til normal timespris.

Alle kolonnene i malen må være tilstedet i kid-bytte-filen.
Kolonner som legges til høyre for de obligatoriske kolonnene blir ikke lest inn. Man kan altså bruke dette som referanse ved manuell lesing.
Hvert prosjekt må ha sin egen fil, det er nok enklest å formatere filen før den splittes.

 

3.      Eksisterende avtaler registreres i Cornerstone

Vi importerer data fra mottatt fil i deres rom i Cornerstone. Nye KID-nr tildeles, og KID-byttefil med kobling mellom nye og gamle KID-nr genereres.

4.      KID-bytte utføres av Nets

Etter avtale sendes KID-byttefil til Nets. Selve KID-bytte tar normalt 3-7 dager, og er avhenger av antall involverte banker og om din organisasjon ønsker å beholde eksisterende bankkontonummer.

Når kan KID-bytte utføres?

Det bør helst ikke være utestående betalingskrav når KID-bytte utføres. Dette fordi gamle avtaler ikke lenger vil være gyldig etter KID-bytte, og dermed vil ikke utestående krav bli trukket fra kundes konto. Normalt utfører man KID-bytte et par virkedager etter siste forfall for den aktuelle måneden, slik at innbetalinger rekker å bli registrert i gammelt system før KID-bytte. Dato for KID-bytte må avtales med Nets når alle avtaler er på plass. Kommunion tar denne dialogen med Nets.

Overføre tidligere gaver

For å få overført allerede innbetalte gaver, slik at beløp innberettet for skattefradrag blir korrekt, trenger vi en liste med navn, beløp og helst fødselsnummer for å unikt identifisere personene.

Relaterte lenker